חתימה על מסמכים

חתימה על מסמכים מעולם לא הייתה קלה יותר

כל מי שנרשם לשירות כלשהו, יודע שלא אחת מדובר בפרוצדורה הכוללת כמה שלבים. בשלב הראשון, מבצעים שיחת טלפון עם איש המכירות ומתאמים ציפיות. ולאחר מכן מחכה לנו שורה ארוכה של ניירת. איש המכירות שולח טפסים וחוזים לחתימה, ואנו מתחילים להדפיס אותם, חותמים עליהם, סורקים ומעבירים במייל. פעולות אלה מסתיימות בשלב הזה במקרה הטוב, אך במקרה הפחות טוב יש צורך לבצע אותן שוב, עקב איכות צילום לקויה. חתימה על מסמכים אונליין, לעומת זאת, יכולה לעשות מהפך של ממש בעסק.

חותמים מרחוק

פלטפורמת Sign2go מאפשרת לבצע חתימה אלקטרונית על מסמכים מבלי הצורך להדפיס אותם על גבי דף נייר. המערכת מאפשרת להפוך מסמכים מודפסים רגילים למסמכים דיגיטליים בקלות ובמהירות. באמצעות ממשק ידידותי למשתמש ניתן להעלות את המסמכים והדוחות הנחוצים, לערוך אותם ולהחתים את הלקוח בעת הצורך.

כל הסיבות להכניס פלטפורמת חתימה על מסמכים לעסק

למרות ההתפתחויות הטכנולוגיות הקיימות בימינו, ישנם בעלי עסקים אשר עדיין מעדיפים לשלוח טפסים דרך הפקס ולקבל חתימה בכתב ידו של הלקוח. בעלי עסקים אלה אינם מבינים שהם מחמיצים כמה יתרונות משמעותיים שעשויה להביא להם החתימה האלקטרונית:

  • חוסכים בנייר – הפלטפורמה האלקטרונית מאפשרת לעובדים לחסוך בהתעסקויות עם ניירת, על ידי כך שכל המסמכים מצויים בגרסתם האלקטרונית.
  • אפשר לחזור אחורה – הפלטפורמה שומרת את ההיסטוריה, כך שניתן לדלות בקלות כל מסמך משמעותי, גם אם הוא נחתם מלפני שנה.
  • להכות בברזל בעודו חם – חברות רבות מאבדות לקוחות חשובים עקב התנהלות עם הטפסים הפיזיים. כאשר הלקוח מבחין כי עליו להדפיס את הטפסים, למלא אתם ואז לשלוח שוב, הוא עלול לנטוש את השירות. אך עם מערכת אלקטרונית משוכללת, אפשר "לתפוס" כל לקוח ולהחתים אותו אונליין, גם אם הוא נמצא מחוץ למשרד או לבית – בנסיעה או אפילו בחופשה בחו"ל. המערכת מאפשרת גישה נוחה מכל דפדפן וממכשירים שונים.
  • מתממשקת עם מערכות אחרות – בארגונים רבים עובדים עם מספר מערכות, ולכן חשוב שכל המערכות יידעו "לדבר" זו עם זו. פלטפורמת Sing2Go פועלת יחד עם מגוון רחב של מערכות חיצוניות כמו ERP, CRM ועוד.
  • אין צורך להתקין תוכנה ייחודית – הרשמה פשוטה ומהירה, ואינה מצריכה התקנה של אפליקציה או מערכת נוספת.
  • גישה מאובטחת – היות שמדובר על מערכת המתחברת אל רשת האינטרנט, היא בנויה על נהלי אבטחה מחמירים. מעבר לכך, לאחר שהלקוח חותם על המסמכים, לא ניתן יותר לבצע בהם שינויים. אפשר גם לבצע אימות של הלקוח על ידי בקשה לצרף מסמך מזהה או להקיש קוד אימות.

מנסים לפני שמסכימים

ראינו כי פלטפורמת חתימה על מסמכים יכולה לסייע רבות להתנהלות מול הלקוח ולעזור לכם להחתים אותו בקלות ובמהירות. אם אתם עדיין חוששים ממערכת אלקטרונית חדשה ובלתי מוכרת, תוכלו להירשם לתקופת ניסיון ולהיווכח בכוחות עצמכם עד כמה המערכת הופכת את העבודה לקלה ונגישה יותר.